Одной из новых обязанностей становится применение счетов-фактур и (или) и универсальных передаточных документов, включающих в себя счета-фактуры, с соответствующими ставками налога. Эти документы налогового учета обеспечивают верное исчисление налогового обязательства. Российское налоговое законодательство позволяет применять счета-фактуры и универсальные передаточные документы, включающие в себя счета-фактуры, на бумажном носителе или в форме электронного документа.

Счета-фактуры и универсальные передаточные документы, включающие в себя счета-фактуры, на бумажном носителе собственноручно подписываются уполномоченным лицом и предъявляются покупателю. Счета-фактуры и универсальные передаточные документы, включающие в себя счета-фактуры, в форме электронных документов составляются по взаимному согласию сторон сделки и при наличии применимых технических средств и возможностей для приема и обработки таковых. При реализации, передаче в составе выполненных работ товаров, подлежащих прослеживаемости, счета-фактуры и универсальные передаточные документы, включающие в себя счета-фактуры, выставляются в электронной форме за некоторым исключением.
Срок выставления счетов-фактур установлен статьей 168 налогового кодекса Российской Федерации и составляет 5 календарных дней со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав. И тут есть следующие нюансы. Счета-фактуры, составленные на бумажном носителе позже установленного срока, невозможно определить по косвенным признакам, чем пользуются хозяйствующие субъекты, практикуя формирование документов "задним числом". Иные условия существуют для счетов-фактур, составленных в форме электронных документов. Сам по себе счет-фактура, подписанный электронной цифровой подписью при помощи прикладных программ и переданных не через оператора электронного документооборота, не будет признаваться правомерным основанием для применения покупателем вычета по налогу на добавленную стоимость и уменьшения налогового обязательства перед бюджетом.

Порядок выставления счетов-фактур в электронной форме устанавливается приказом Минфина России от 5 февраля 2021 года № 14н "Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи". Этот нормативно-правовой акт устанавливает, что выставление и получение электронных счетов-фактур осуществляется через операторов электронного документооборота (реестр операторов ЭДО ведет ФНС России и в нем имеются как крупные технологические компании с количеством абонентов более 100 тысяч, так и совсем небольшие, насчитывающие менее 100 таковых: https://www.nalog.gov.ru/rn77/oedo/search_edo/), документооборот осуществляется отдельно по каждому счету-фактуре (не предусмотрена отправка в одной транзакции скопом нескольких счетов-фактур), а датой выставления продавцом покупателю счета-фактуры (напоминаем, что срок выставления счетов-фактур составляет 5 календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), со дня передачи имущественных прав, о чем мы писали ранее) признается дата ее поступления оператору электронного документооборота. Таким образом, существующая практика направления счета-фактуры в форме электронного документа продавцом "задним числом" с датой документа, превышающего 5 календарных дней от даты отправки, является формальным нарушением порядка выставления электронного счета-фактуры. Таковое нарушение, как правило, не признается ошибкой, препятствующей налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю и не является основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога, однако, в случае принятия к вычету суммы налога по электронному счету-фактуре, хотя формально и датированного налоговым периодом, но выставленного позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным, с большой долей вероятности приведет к спорам о правомерности применения покупателем вычета по налогу на добавленную стоимость по такому счету-фактуре и уменьшения налогового обязательства перед бюджетом за истекший налоговый период.

Также необходимо отметить, что у налогоплательщиков нет выбора форматов составления и предъявления электронных счетов-фактур покупателям. Приказом ФНС России от 19 декабря 2023 года № ЕД-7-26/970@ установлен единственный формат счета-фактуры или универсального передаточного документа, включающего в себя счет-фактуру или универсального передаточного документа в электронной форме - XML-файл. Следовательно, частая практика небольших и даже крупных организаций и индивидуальных предпринимателей составлять счета-фактуры в формате PDF-файла, XLS-файла, иных файловых расширений нарушает требование к формату документа и лишает покупателя права применения вычета по налогу на добавленную стоимость и уменьшения налогового обязательства перед бюджетом.