Общепринятым мнением о необходимости и важности обеспечения наличия подтверждающих документов (особенно от контрагентов, выступающих поставщиками, подрядчиками или исполнителями) является требование пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации. Именно опасение о невозможности представить в налоговый орган документы в обоснование совершенных расходов или заявленных вычетов является мотивом для соблюдения дисциплины в вопросе документооборота с контрагентами.

Какова вероятность истребования документов? Если это не постоянная практика по отношению к вам, как к налогоплательщику, то вероятность невелика, хотя и не отсутствует полностью.

Как правило, обязанность по сбору документов ложится на менеджеров, которые не сидят без дела и загружены взаимодействием с контрагентами, составлением своих документов и отчетов. И если у них есть возможность отложить выполнение дополнительной обязанности, они ее отложат или не проконтролируют вопрос возврата оригиналов документов от поставщиком и покупателей вовсе.

Опустим вопрос законности отражения расходов и заявления вычетов по отсутствующими оригиналам документов - это слишком очевидно, коснемся иных аспектов.

В нашей практике встречались случаи, когда у компаний запрашивали подтверждающие совершенные поставки товаров документы конкурсные управляющие.

Компания поставляла товар своему покупателю и получала оплату по соответствующему договору. В какой-то момент у такого покупателя возникали проблемы со своей состоятельностью, что влекло введение в отношении него процедуры конкурсного производства. Пользуясь предоставленными законом полномочиями и экономя свое время, конкурсный управляющий по данным из банковской выписки делает рассылку всем получателям денежных средств с требованием о предоставлении доказательств совершенных сделок. В случае непредоставления запрошенных документов или при просрочке их предоставления, конкурсный управляющий выходит в суд о признании выплат неосновательным обогащением, подлежащим возврату плательщику (статья 1102 Гражданского кодекса Российской Федерации). Таким образом, невовремя возвращенные или неполученные документы могут стать основанием для несения необоснованных расходов по указанным выше основаниям.

Еще одним аспектом важности наличия документов является необходимость доказывания в уголовном процессе или на стадии предварительного следствия. Полиция и следственные органы вправе истребовать документы у организаций и должностных лиц (подпункт 4 части 1 Федерального закона от 07.02.2011г. № 3-ФЗ «О полиции» и статья 74 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации) в рамках предоставленных им полномочий. Так, основанием могут служить подозрения в совершении мошенничества или уклонения от уплаты налогов, сборов - самые "популярные" составы в предпринимательской сфере.

С целью отстаивания своей невиновности или, выступая в качестве свидетеля, подтверждая невиновность своего контрагента, необходимо иметь в своем арсенале убедительные доказательства.

Заключительным аспектом выступит необходимость подтверждать свои права и отклонять претензии третьих лиц в гражданском процессе, особенно это касается арбитражного процесса - его еще называют документарным. Отсутствие документов ослабит вашу позицию, приведет к необходимости задействовать иные средства доказывания, усложняя и делая процедуру затратнее.

К сожалению, не всегда получается делать все как это требуется, в нашей жизни много нюансов и проблем, которые вносят свои коррективы. Вместе с тем, необходимо стремиться к выполнению хотя бы минимально необходимых обязанностей.

Наша команда осуществляет консультирование по многим вопросам, связанным с предпринимательской деятельностью, а также предоставляет услуги по организации архива документов.